Entretien avec Marcel Bleiker, responsable du Facility Management, sur son expérience avec soobr.
Quelles tendances identifiez-vous dans le domaine du nettoyage d'entretien dans le secteur de la santé ?
Les exigences en matière de propreté et d'hygiène ont, à juste titre, encore augmenté ces dernières années. C'est pourquoi l'efficacité du personnel existant doit être améliorée et les processus optimisés. Dans tout le domaine du Facility Management, y compris le nettoyage, une numérisation optimisée et ciblée est donc indispensable.
Quels sont les défis du centre Schlossmatt et que devrait-on obtenir par une intervention de soobr ?
Au centre Schlossmatt, l'être humain est au centre des préoccupations. Nous tenons compte de la sphère privée de nos résidents et essayons de répondre à leurs besoins. Cela n'est possible que si les collaborateurs du nettoyage disposent de la liberté et de la flexibilité nécessaires pour adapter leur travail à ces besoins. Nous avons cherché un système qui puisse répondre à nos exigences à cet égard et qui offre la possibilité d'établir une planification flexible des tournées et une attribution des prestations. Bien sûr, en combinaison avec les besoins en matière de nettoyage et d'hygiène.
Pouvez-vous donner des exemples concrets d'inefficacité que vous aviez dans votre processus de nettoyage avant l'introduction de soobr ?
Nosanalyses préalables ont montré que les replanifications de dernière minute des tournées et la transmission de commandes supplémentaires nous prenaient trop de temps. Notre objectif était d'optimiser ce processus au moyen de l'automatisation et de réduire les dépenses.
Pourquoi avez-vous choisi soobr ?
Pour la préparation du projet, notre équipe de projet a établi un catalogue de critères et un diagramme fonctionnel du nouveau logiciel souhaité. Ce n'est qu'ensuite que nous avons cherché les bons partenaires, capables de répondre à nos critères. Avec les sociétés soobr et Senox, nous avons définitivement trouvé ces partenaires. Avec le logiciel de Soobr, nous avons exactement ce que nous voulions : Un système flexible, efficace et simple pour les utilisateurs du nettoyage, avec la possibilité de synchroniser les données de surface et la billetterie de waveware® au moyen d'une interface.
Quelle est la valeur ajoutée de soobr et quels sont les avantages que vous en retirez ?
Avec soobr, nous disposons désormais d'indicateurs précis sur les prestations fournies par surface ou par tournée. Le nettoyage peut ainsi être analysé très précisément et avec peu d'efforts, et être amélioré en permanence. La planification des interventions ainsi que les changements de planning à court terme ne nécessitent plus qu'un effort minimal. De plus, la gestion des ordres nous a permis de réduire considérablement les temps de déplacement, voire de les supprimer.
C'est la première fois que vous implémentez une interface waveware®. Quelle est son importance pour vous ?
Sans cette interface, nous n'aurions pas pu atteindre les objectifs de notre projet. La volonté des deux partenaires de développer l'interface ensemble était une condition préalable à la collaboration. Comme l'interface ne relie pas seulement waveware® à soobr, mais que le système de billetterie y est également relié, elle offre des avantages significatifs. D'une part, les modifications apportées aux surfaces sont reprises pour les deux systèmes, ce qui réduit considérablement le travail. D'autre part, les tickets relatifs au nettoyage sont envoyés directement dans le système de gestion des commandes de soobr, où ils peuvent être triés efficacement et facilement. Ainsi, en appuyant sur un bouton, nous disposons d'indicateurs fiables sur les commandes supplémentaires dans le nettoyage.
Quel est le degré d'acceptation du personnel de nettoyage ?
Pour nous, il était important d'impliquer le personnel de nettoyage dès le début du projet. Des collaborateurs sélectionnés ont pu tester l'application et donner régulièrement leur avis sur les améliorations et les optimisations. Et nous avons accompagné le personnel de nettoyage pendant 2 à 3 semaines après la mise en service, afin de les aider à utiliser les tablettes et de répondre à leurs questions. Grâce à cela, l'acceptation a été majoritairement positive, même si au début, on regrettait encore la check-list papier. Mais dès qu'une certaine routine s'est installée, les avantages de la solution ont été mis en avant par le personnel de nettoyage.
Comment décririez-vous la collaboration avec l'équipe soobr pendant la mise en œuvre ?
La collaboration avec soobr a été très professionnelle et surtout orientée vers la recherche de solutions. La mise en œuvre de nos souhaits et la gestion de la nouvelle interface ont certainement constitué un défi. Néanmoins, l'équipe de projet a toujours trouvé une solution avec laquelle nous pouvions travailler. La réunion de concertation hebdomadaire a rendu tout le déroulement du projet efficace et a aidé à ne pas perdre de vue l'objectif du projet.
À quoi les autres établissements de soins de longue durée doivent-ils faire attention lorsqu'ils mettent en place une solution de nettoyage intelligente ?
Avec une solution numérique, le nettoyage doit pouvoir être planifié en fonction du client et offrir une flexibilité maximale. Le système doit être conçu de manière à ce que le personnel de nettoyage puisse travailler efficacement avec lui et à ce que les dépenses de nettoyage inutiles soient évitées. Pour le projet, toutes les parties concernées doivent être impliquées dès le début et les objectifs et le potentiel d'économies doivent être clairement définis et contrôlés en permanence. Une interface optimisée avec le CAFM et le système de ticketing permet également d'optimiser les efforts de gestion. Notre solution avec soobr et waveware® de Senox est sans doute unique en son genre pour le moment et je recommande vivement ces deux entreprises.
Marcel Bleiker
Directeur Facility Management
Centre Schlossmatt Région Burgdorf
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