Entretien avec Thomas Recktenwald, responsable de l'hôtellerie, sur son expérience avec Soobr.

La fondation Alters- und Pflegeheim Nidwalden ou "Nägeligasse" se trouve au centre de Stans. La Nägeligasse fonctionne - intégrée dans un environnement en pleine mutation - comme un rouage intéressant d'offres de soutien, de différents domaines, de processus variés et surtout de personnes individuelles. L'établissement dispose de 123 places pour les soins et l'accompagnement. Environ 200 collaborateurs s'engagent chaque jour avec cœur et compétence pour les résidents et leur environnement. A propos de ma personne : depuis décembre 2022, je suis engagé en tant que directeur de l'hôtellerie à la Nägeligasse et responsable d'un secteur varié, composé de l'économie domestique, de la cuisine, de l'hôtellerie et du service technique, et donc d'environ 50 collaborateurs.

Nous considérons la numérisation comme un outil utile pour soutenir nos processus et les personnes qui y collaborent. Lors de l'introduction de processus numérisés, nous accordons une grande importance à une utilisation simple et compréhensible pour l'utilisateur. L'utilité doit en résulter aussi bien pour l'utilisateur que, finalement, pour les résidents.

En analysant les processus et les procédures en vigueur jusqu'à présent, nous avons remarqué, d'une part, qu'il y avait un travail important et régulier pour la planification des interventions et, d'autre part, que des points de friction apparaissaient lorsque des événements imprévisibles se produisaient, comme des absences de personnel ou des nettoyages de sortie. Le besoin de coordination qui en a résulté a nécessité beaucoup de ressources. La planification du nettoyage a dû être adaptée à court terme, le personnel a dû être réorganisé et informé.

Un autre point important pour nous est l'assurance qualité. Les listes de saisie existantes, qui indiquent quand une chambre a été nettoyée pour la dernière fois, étaient très statiques, tenues de manière sporadique et stockées de manière décentralisée. Nous avons vu un besoin d'optimisation dans ce domaine. Les institutions de soins de longue durée sont confrontées à des conditions-cadres de plus en plus dynamiques. Les durées de séjour sont de plus en plus courtes. Nous voulons réagir avec agilité à cette évolution et aux défis qui en découlent et avons besoin pour cela de structures, d'outils et de processus appropriés.

Avec Soobr, nous sommes parfaitement équipés pour relever les défis actuels et futurs dans le domaine des services de nettoyage. Les adaptations des tâches de nettoyage ainsi que l'ajout de nouvelles activités et surfaces peuvent être effectuées rapidement et facilement via le portail web et sont intégrées dans leur environnement familier pour les collaborateurs.

La simplicité et la compréhension de l'application pour les collaborateurs étaient un critère important. L'application peut être affichée dans plus de 25 langues. De plus, les tournées de nettoyage et les désignations propres à l'entreprise peuvent être représentées dans le cadre de l'implémentation. Pour les collaborateurs, cela signifie qu'ils travaillent dans un nouveau système avec des structures connues.

Soobr permet de savoir clairement quand, quoi et à quelle fréquence le nettoyage doit être effectué et montre de manière transparente quelles activités ont été effectivement réalisées.

Une fonction supplémentaire intéressante est la possibilité de générer facilement des messages de défaut. Comme les collaborateurs de l'intendance se déplacent quotidiennement dans tous les bâtiments, leurs yeux sont quasiment partout. En quelques clics simples, les collaborateurs peuvent générer un avis de panne. Les collaborateurs du service technique reçoivent un message et/ou une photo, y compris l'indication de la pièce, et peuvent l'intégrer dans leur flux de travail.

Soobr réfléchit avec eux, établit des priorités et réorganise le planning si nécessaire. Les personnes responsables sont ainsi déchargées et peuvent se consacrer à des activités plus efficaces.

L'un des défis consistait surtout à faire en sorte que les tournées de nettoyage et les procédures, parfois intériorisées depuis des années, soient désormais imposées par Soobr. En d'autres termes, il fallait s'engager dans la direction numérique.
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Comme on pouvait s'y attendre, la mise en œuvre a été plus facile pour les collaborateurs ayant une bonne culture numérique. Il en est résulté une belle dynamique : les collaborateurs les plus affûtés numériquement se sont glissés dans le rôle d'instructeurs et ont pu soutenir leurs coéquipiers plus timides sur le plan technique.

Lors de la formation des nouveaux collaborateurs, Soobr représente une grande valeur ajoutée et permet d'acquérir plus rapidement une certaine autonomie dans le nouvel environnement de travail.

Je suis convaincu de l'utilité de la numérisation ou de l'automatisation et j'envisage l'avenir avec confiance et curiosité. Je pense que le potentiel est énorme, pour autant qu'il conduise à une augmentation de l'efficacité et que les utilisateurs finaux puissent se concentrer avec compétence sur les domaines de travail essentiels.

Lorenz Steiner
Directeur de l'hôtellerie
Membre de la direction
Fondation Alters- und Pflegeheim Nidwalden
‍www.naegeligasse.ch